Con motivo de la renovación de la Junta Directiva, nos gustaría explicaros cuál ha sido el trabajo de la actual Junta Directiva durante estos dos últimos años. Por supuesto, éstas son sólo algunas de las tareas que hemos hecho como Junta, la nueva Junta no tiene por qué hacer exactamente lo mismo; aunque por supuesto algunas de estas tareas, como presentación de impuestos, gestión de las cuentas y temas “oficiales” sí que han de hacerse.
El objetivo de este post es que tengáis una idea lo más clara posible del tipo de acciones que llevamos desde la Junta.
Una de las acciones principales que nos marcamos y que hemos hecho como Junta fue el apoyo a eventos de la comunidad Agile. Estamos hablando de alrededor de 15 eventos al año (y que ojalá sigan creciendo). En este sentido, el apoyo que se ha dado es muy variado, apoyando y dando recomendaciones en cuanto a temas como C4P, selección de lugar del evento, y recomendaciones en cuanto a la organización general.
También hay una serie de tareas antes y después de los eventos que se tienen que realizar y que se hacen con el apoyo de la infraestructura legal de la Asociación. Este tipo de tareas más de gestión incluyen cuestiones como la emisión de facturas, tanto para los patrocinadores como para los asistentes que deseen factura de las entradas. Además hay que revisar los cobros de patrocinadores, y en algunos casos firmar como Asociación acuerdos de patrocinio, así como emitir y firmar los pagos a través del banco a todos los proveedores del evento.
Además del apoyo a eventos, también se han realizado otros trámites internos de gestión, uno de los puntos que nos preocupaba como Junta era la protección tanto de la Asociación como de los propios integrantes de la Junta. Los eventos y la actividad de la Asociación cada vez van a más, y esto implica responsabilidades, por tanto se tomó la decisión de la contratación de un seguro de Responsabilidad Civil, de modo que cualquier actividad (incluidos eventos de la Asociación como CAS y AOS) quede cubierta, tanto la Responsabilidad Civil de la Asociación y de la Junta Directiva como su representante a efectos legales.
Otro trámite que nos ha pillado, como casi seguro a muchos de vosotros, es la aparición de la GDPR, con lo que se han hecho los trámites necesarios para cumplir la GDPR en cuanto a protección de datos de sus miembros.
Al igual que con los eventos, y en gran parte derivado de esta actividad de emisión de cobros y pagos, desde la Junta, y con soporte de una gestoría externa contratada, se realiza la recolección de todos los datos necesarios para los cierres trimestrales del IVA, así como el de impuestos anuales. Si bien mucha de esta información ya se tiene durante la organización de los eventos, trimestralmente hay que organizar esa información para que la gestoría pueda presentar los impuestos correspondientes.
Además de estas actividades hay otras actividades que se realizan para dar soporte a las anteriores, al final somos varias personas en la Junta, y siempre existen detalles como organizar y centralizar las contraseñas, hacer y perfeccionar plantillas para llevar a cabo la contabilidad de los eventos, y otra serie de actividades de gestión interna.
Y aunque se hacen todas estas cosas, también ha habido cosas que se han dejado de hacer; queremos disculparnos especialmente por una muy importante y que queríamos haber llevado al día, y es poder veros, compartir impresiones y hacer planes con los socios, pero por desgracia y falta de tiempo no hemos podido realizar las convocatorias de Asamblea de Socios, y es algo que está pendiente.
Hay más mejoras que se se estaban planteando y que queremos proponer que se realicen a futuro, por supuesto si la Junta entrante y Socios están de acuerdo. Esto son cuestiones como externalizar todas las tareas administrativas, al final son cosas que quitan tiempo, de las que no somos expertos, y que tiene sentido externalizar, y si bien tenemos hasta un presupuesto recibido de una empresa, no hemos dado el paso en ese sentido.
Otra cuestión que hemos hablado en varias ocasiones y que creemos que es el siguiente paso para un evento como la CAS, es profesionalizar la organización del evento, dejando en manos de una empresa especializada su organización; siempre sería bajo directrices de la propia Asociación, pero que los elementos más básicos de la organización del evento, como son gestión de la contratación del sitio, catering, desplazamientos de ponentes, y demás tareas administrativas, caigan en manos de una empresa que lo gestione.
Y nada más: como decíamos al principio, aquí hemos intentado explicar tanto lo que hemos hecho como lo que no hemos hecho pero que deberíamos haber hecho, así como ideas de futuro que proponemos a la nueva Junta, aunque será la nueva Junta y la Asamblea las que tienen que tomar decisiones de hacia dónde y cómo queremos avanzar.
